Advogado, seu e-mail ajuda ou atrapalha?

Já faz muito tempo, o e-mail deixarou de ser apenas uma ferramenta de comunicação despretensiosa. Dentro do direito atualmente, ele serve, por exemplo, para juntar o material de embasamento de um processo. Foi pensando nisso que a ProJuris criou o SimplesMail, uma ferramenta que possibilita você a salvar seus e-mails automaticamente dentro das respectivas pastas de seus clientes dentro do ProJuris ONE. Pelo endereço do remetente, o sistema consegue identificar que aquele e-mail se referente ao processo X e automaticamente o associa à pasta como um documento. Clique aqui e saiba mais sobre esta novidade.

Neste texto, no entanto, a abordagem é como essa troca de conteúdos, ou seja, as mensagens, está sendo feita e se a comunicação por meio do e-mail entre você e seu cliente é efetiva ou, ao contrário, se está dando dor de cabeça e fazendo ambos perderem tempo. Afinal, o e-mail é uma ferramenta maravilhosa de comunicação caso seja bem usada e um grande empecilho se não for controlada da maneira adequada no seu dia a dia.

Para começar a responder esta pergunta, diga: você possui uma rotina de utilização do e-mail? Colocar este plano na sua rotina é imprescindível para se organizar e ter tempo para cada coisa no seu dia. Uma pesquisa, realizada por sites de negócio sobre a rotina matinal de 23 dos maiores lideres mundiais, apontou que boa parte deles abre checam os e-mail nas primeiras horas do dia. Deste grupo, fazem parte  Tim Cook, CEO da Apple; Ursula Burns, CEo da Xerox Corporation, Jayne-Anne Gadhia, CEO da Virgin Money; Jeff Wineer, CEO do LinkedIn e Alexis Ohanian, Co-Fundador do Reddit. Assim eles conseguem finalizar esta tarefa de uma vez só ao invés de trabalhar nisso ao longo do dia, costurando outras atividades e, consequentemente, tirando o foco.

Como adendo, vale lembrar que, neste cenário, o Simples Mail do ProJuris ONE pode funcionar muito bem. Digamos que sua rotina de ler e-mails nas primeiras horas do expediente não está funcionando porque está esperando um e-mail urgente e, por isso, acaba conferindo várias vezes a caixa de entrada. Vai acontecer que, enquanto este e-mail não chega, outros vão surgindo e, por força do hábito, você vai acabar respondendo, caindo novamente naquele problema com o foco. Ora, se a nova ferramenta consegue associar automaticamente os e-mails dos seus clientes automaticamente às pastas correspondentes dentro do ProJuris ONE, isso quer dizer que você precisará monitorar a atualização na pasta do seu cliente dentro do sistema e não a caixa de e-mail.

Além do comecinho da manhã, outros horários recomendados para checar e responder e-mails são nos extremos do expediente: início e fim da manhã, início e fim da tarde. Assim você começa resolvendo os assuntos do dia e se preparando para os seguintes.

Outra forma de utilizar seu e-mail corretamente é ser simples e objetivo em suas mensagens, evitar a advogatite. Isso não quer dizer ser simplista, mas facilitar a leitura do seu interlocutor, hierarquizando da melhor maneira as informações, lembrando de pular um parágrafo para cada assunto ou ponto de vista tratado, para não hajas ruídos na comunicação. Um texto incompreensível enviado a uma pessoa leiga no assunto pode gerar uma bateria de mensagens desnecessárias apenas para retirar dúvidas. Não é errado ser professoral com seu cliente. Pelo contrário, é produtivo. Criamos, inclusive, um pequeno dicionário, de 15 termos jurídicos que todo cliente precisa conhecer.

São duas dicas simples, mas rotina e objetividade são dois ótimos inícios. Faça o teste.

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